Сравнение способов сбора данных о продажах арендаторов: какой выбрать?

Давайте разберемся, какие есть преимущества и недостатки у каждого способа.

1. Ручной сбор данных

Ручной сбор — это предоставление арендаторами отчётов о продажах (например, Z-отчетов) в бумажном или электронном виде.

Преимущества:
- Не требует сложных технических решений.
- Минимальные затраты – нет необходимости в дополнительных инструментах.

Недостатки:
- Низкая достоверность и отсутствие контроля: арендаторы могут искажать данные, но проверить первоисточник невозможно.
- Отсутствие детализации. Обычно предоставляется только общая сумма выручки (1 цифра).
- Отсутствие автоматизации = необходимо больше времени и ресурсов на сбор и обработку данных, что критично для эффективного управления торговым центром.

1. Передача данных через FTP

FTP (File Transfer Protocol) — это метод, при котором арендатор загружает файлы с данными о продажах на сервер управляющей компании.

Преимущества:
- Частичная автоматизация. Возможна регулярная отправка данных.
- Стандартизация. Данные поступают в заранее согласованном формате.

Недостатки:
- Низкая достоверность и отсутствие контроля: арендаторы могут искажать данные, но проверить первоисточник невозможно.
- Технические требования. Требуется настройка сервера и его дальнейшая поддержка.

API-интеграция (чаще всего используется в операторах общественного питания) – метод, при котором данные поступают напрямую из кассовой или учетной системы арендатора через API (включая ОФД-подключения и облачные сервисы).

Преимущества:
- Возможна полная детализация чеков (в зависимости от используемого технического решения)
- Высокая скорость обновления данных

Недостатки:
- Требует наличия у арендатора технически готового API и стабильной работы его инфраструктуры
- Надежность метода зависит от качества реализации на стороне арендатора.

1. Подключение через ОФД

Этот метод предполагает сбор данных о продажах через операторов фискальных данных (ОФД), посредством которых арендодатель получает информацию о продажах арендатора.

Существует два способа сбора данных через ОФД.

• Самостоятельный сбор торговым центром через личные кабинеты арендаторов в ОФД

Преимущества:
- Детализация: может быть полной или частичной (полная – с перечислением, указанием номенклатуры или артикула товара; частичная – без номенклатуры), в зависимости от ОФД и разрешения арендатора.
- Исторические данные. Возможна выгрузка данных за прошлые периоды (при наличии разрешения от арендатора)

Недостатки:
- Низкая автоматизация и необходимость ручного контроля. Для сбора информации требуется осуществлять ручной вход в личные кабинеты различных ОФД и производить выгрузку данных по каждому арендатору.
- Отсутствие технической поддержки – все действия на стороне ТЦ.

• Централизованный сбор данных из ОФД через подрядчика

Преимущества:
- Автоматизация: все данные от разных арендаторов и операторов ОФД поступают в одно место, обрабатываются автоматически, и торговый центр получает их в удобной форме.
- Детализация: может быть полной или частичной (полная – с перечислением, указанием номенклатуры или артикула товара; частичная – без номенклатуры), в зависимости от ОФД и разрешения арендатора.
- Исторические данные. Возможна выгрузка данных за прошлые периоды.
- Вся необходимая техническая поддержка на стороне подрядчика.

Недостатки:
- Неполный объем для анализа. ОФД фиксирует только кассовые операции, не учитывая скрытые операции (списания, заказы через сервисы доставки, обеды сотрудников).
- Зависимость от внешних факторов. Сбои в работе ОФД или касс арендаторов могут привести к потере данных.

Интеграция с товароучетной системой через модуль

Модуль – собственная программная разработка Focus Technologies, которая интегрируется напрямую с базами данных товароучетных систем (iiko, R-Keeper и других) и позволяет выгружать все данные, хранящиеся в кассовом ПО.

Преимущества:
- Максимально возможная полнота данных. Фиксирует не только фискальные, но и неучтенные типы операций*: модификация стоимости, отмена пречеков, заказы через сервисы доставки, обеды сотрудников, списание испорченной продукции, выдача заранее оплаченных заказов и т.д.
- Высокая детализация (до 100%, зависит от ведения учета владельцем данных). Полная структура чека и глубокий анализ транзакций.
- Достоверность. Благодаря работе с первоисточником, модуль исключает возможность искажения данных.
- Обслуживание. Focus берёт на себя ответственность за качество данных, решая проблемы сбоев или неполадок – это освобождает сотрудников ТЦ от технических задач, позволяя сосредоточиться на основной работе.

*средняя доля сокрытия выручки в ритейле составляет ~20%, в общепите – до 45%

Недостатки
- Требует времени на подключение и настройку (при необходимости разработки дополнительных кастомных решений)

Focus Sales Flow — автоматизированная система сбора данных о продажах арендаторов.

Одним из ключевых элементов системы является программный модуль (уникальная разработка Focus), интегрируемый напрямую в товароучетную систему арендатора.

Помимо этого, система консолидирует данные из разных источников: ОФД, программного модуля, Push API, API, устраняя пробелы, связанные с недостатками отдельных методов (например, сбоями ОФД).

Данные дополнительно проходят через контроль скрытой выручки «Антифрод-менеджмент», который выявляет аномалии товарооборота и восстанавливает стоимость потенциальных потерь торгового центра.

Каждый метод сбора данных о продажах арендаторов имеет свои преимущества и ограничения. Ручной сбор и передача данных через FTP просты в реализации, однако эти методы подвержены высоким рискам ошибок и искажений из-за отсутствия автоматизации и контроля первичных данных. Подключение через ОФД обеспечивает высокую детализацию и достоверность, но может не учитывать скрытую выручку и быть чувствительным к техническим сбоям. Использование программного модуля дает максимальное качество и количество данных, однако требует согласия арендаторов и занимает время на подключение и настройку.

Поэтому управляющим торговыми объектами стоит выбирать решение, исходя из собственных приоритетов: простота и минимальные расходы, легальность и детализация или глубокий контроль и полная прозрачность финансовых потоков.